Fayol, 110 anos: as funções da administração que ainda organizam o trabalho das equipes

Em 1916, em plena Primeira Guerra Mundial, o engenheiro francês Henri Fayol publicou no boletim da Sociedade da Indústria Mineral um texto chamado Administration industrielle et générale. Dois anos depois, o trabalho saiu em livro. Ali estava uma ideia que atualmente parece óbvia, mas não era na época: administrar é uma atividade própria, que pode ser ensinada, e que se divide em cinco funções. Prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Cento e dez anos depois, as funções da administração de Fayol continuam aparecendo em manuais, cursos e, sem que se perceba, na rotina de qualquer equipe.

Quem foi Fayol e de onde veio a teoria

Fayol nasceu em 1841, formou-se na Escola de Minas de Saint-Étienne e fez carreira na indústria de mineração e metalurgia, onde chegou à direção-geral de uma grande companhia. Sua teoria não saiu da universidade, e sim da experiência de quem precisou reorganizar uma empresa em dificuldade.

Enquanto o americano Frederick Taylor olhava para o chão de fábrica e para a eficiência de cada tarefa, Fayol olhava de cima: o que faz quem dirige? Sua resposta dividiu as operações de uma empresa em seis grupos (técnicas, comerciais, financeiras, de segurança, de contabilidade e administrativas) e mostrou que a última era a menos estudada e a mais necessária à medida que se sobe na hierarquia.

Além das cinco funções, o livro trouxe 14 princípios de administração, como divisão do trabalho, unidade de comando, disciplina e estabilidade do pessoal. Foi traduzido para vários idiomas, incluindo o português, e virou referência na formação de administradores ao longo do século 20.

As cinco funções traduzidas para times pequenos

Lidas com linguagem atual, as funções da administração de Fayol descrevem o ciclo de qualquer gestão de equipe:

• Prever é planejar: olhar para frente, definir objetivos e montar um plano de ação. Em um time pequeno, é a reunião de planejamento do mês ou do trimestre.
• Organizar é montar a estrutura para executar o plano: quem faz o quê, com quais recursos. É a distribuição de tarefas e a definição de responsáveis.
• Comandar é conduzir as pessoas para que o trabalho aconteça. Fayol escrevia sobre dar ordens; em linguagem atual, é liderar, orientar e dar retorno.
• Coordenar é fazer as partes conversarem para que o esforço de uma área não atrapalhe o da outra. É o alinhamento semanal, o combinado entre vendas e operação.
• Controlar é verificar se o que foi feito corresponde ao planejado e corrigir o rumo. São os indicadores, as revisões e os ajustes.

Um time de cinco pessoas que se reúne para decidir as prioridades, divide as tarefas, acompanha a execução, alinha as dependências e revisa os números no fim do mês está aplicando Fayol, mesmo que ninguém tenha lido o livro.

O que envelheceu

Algumas ideias do texto de 1916 refletem a empresa industrial do início do século passado e não resistem bem ao tempo:

• Comando como ordem. A noção de que o chefe decide e o subordinado executa não combina com equipes que dependem de conhecimento técnico e iniciativa de quem está na ponta.
• Hierarquia rígida. A "cadeia escalar", em que a comunicação sobe e desce pelos níveis, foi pensada para organizações grandes e estáveis. Times atuais trabalham com comunicação lateral e decisões mais próximas de quem executa.
• Separação entre pensar e fazer. Em muitos contextos, quem executa também planeja parte do próprio trabalho.

Vale notar que o próprio Fayol já aceitava atalhos na hierarquia quando necessário, o que ele chamou de "ponte" entre níveis do mesmo patamar. Mesmo assim, o tom geral do livro é de uma organização vertical.

O que continua útil

O núcleo da teoria segue de pé. A ideia de que gestão é uma competência separada da competência técnica explica por que o melhor vendedor nem sempre é o melhor gerente de vendas. A divisão em funções ajuda a diagnosticar problemas: um time que planeja bem e controla mal descobre os erros tarde demais; um time que organiza mal vive com tarefas sem dono.

Princípios como unidade de comando (cada pessoa recebe orientações de um único chefe) e estabilidade do pessoal (a rotatividade alta custa caro) continuam atuais. Para quem gerencia uma equipe pequena, usar as cinco funções como lista de verificação é um exercício simples: em qual delas o time está mais fraco neste momento?

Perguntas frequentes

Quais são as funções da administração segundo Fayol? Prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Na linguagem atual, costumam ser resumidas em planejar, organizar, dirigir e controlar.

Quando foi publicado o livro de Fayol? Administration industrielle et générale foi publicado em 1916 no boletim da Sociedade da Indústria Mineral, na França, e lançado em livro em 1918.

Qual a diferença entre Fayol e Taylor? Taylor estudou a eficiência das tarefas no chão de fábrica, de baixo para cima. Fayol estudou o trabalho de quem dirige a empresa, de cima para baixo, e organizou a administração em funções e princípios.